ميزانية المبيعات مقابل الفعلي: روتين شهري بسيط للفرق الميدانية
الميزانية لا تكون مفيدة إلا إذا نظرت إليها وما زال هناك وقت للتصرف. تضع فرق كثيرة ميزانية المبيعات في بداية العام، ثم لا تقارنها بالواقع إلا بعد انتهاء العام. روتين شهري قصير لمقارنة ميزانية المبيعات مقابل الفعلي يحوّل الميزانية من مجرد مستند إلى عجلة قيادة.
ما الذي يجب أن تغطيه ميزانية المبيعات
اجعلها بسيطة بما يكفي ليفهمها الفريق بأكمله. بالنسبة لمعظم الفرق الميدانية، يعني ذلك أربعة بنود:
- الإيرادات حسب الشهر، ويفضّل أن تكون حسب ممثل الميدان أو المنطقة.
- التكاليف المباشرة للبيع: الوقود والتنقل، العينات، العمولة والعروض الترويجية.
- التحصيلات، إذا كنت تبيع بالأجل. المبيعات التي لم تُحصَّل بعد ليست نقدًا بعد.
- العملاء الجدد الذين تتوقع كسبهم، لأن النمو عادةً ما يعتمد عليهم.
ابنِها من الأسفل إلى الأعلى
بدلاً من إضافة نسبة مئوية إلى أرقام العام الماضي، ابدأ بما يستطيع الفريق فعله فعليًا: عدد ممثلي الميدان، عدد الزيارات الواقعي في اليوم، عدد المرات التي تتحول فيها الزيارة إلى طلبية، ومتوسط حجم الطلبية. ثم قارن هذا الرقم التصاعدي بما تحتاجه المنشأة. إذا كانت هناك فجوة، فستعرف مبكرًا ما إذا كان عليك التوظيف أو تغيير المناطق أو التركيز على عملاء أكبر.
فحص الميزانية مقابل الفعلي الشهري
في الأسبوع الأول من كل شهر، قارن ميزانية الشهر الماضي بما حدث فعليًا، بندًا ببند. انظر إلى ثلاثة أرقام لكل بند:
- الفعلي مقابل الميزانية، بالمبلغ المالي.
- الفرق كنسبة مئوية، بحيث يمكن مقارنة بند صغير وبند كبير بإنصاف.
- المتراكم منذ بداية العام، لأن شهرًا ضعيفًا واحدًا أقل أهمية من الاتجاه العام.
قاعدة بسيطة: أي انحراف يتجاوز نحو عشرة بالمئة عن الميزانية يستحق تفسيرًا من سطر واحد. وأي انحراف يستمر ثلاثة أشهر متتالية يستحق قرارًا.
حوّل الفروقات إلى إجراءات
- الإيرادات أقل من الميزانية: تحقق من الزيارات أولاً. هل انخفض عدد الزيارات، أم أن الزيارات تحولت إلى مبيعات بمعدل أقل؟ الحل يختلف في كل حالة.
- التكاليف أعلى من الميزانية: انظر إلى الوقود والتنقل والعينات لكل عملية بيع، وليس فقط الإجمالي. فقد يكون المسار الأعلى تكلفة لكنه يحقق مبيعات أكثر، وهذا أمر مقبول.
- التحصيلات أقل من المتوقع: ضع قائمة بالحسابات المتأخرة حسب ممثل الميدان، واتفقوا على من سيزور من هذا الأسبوع.
- أعلى من الميزانية: اكتشف السبب وكرره. المفاجآت الجيدة تعلّمك بقدر ما تعلّمك السيئة.
مثال عملي على الميزانية مقابل الفعلي
الأرقام أدناه مُفترضة فقط لتوضيح الأسلوب. تخيل فريقًا لديه ميزانية مبيعات شهرية قدرها 50,000 دولار وميزانية تكاليف بيع قدرها 6,000 دولار.
- الإيرادات: الميزانية 50,000 دولار، الفعلي 44,500 دولار. الفرق: أقل بـ 5,500 دولار، أي 11% أقل من الميزانية.
- تكاليف البيع: الميزانية 6,000 دولار، الفعلي 6,300 دولار. الفرق: زيادة 300 دولار، أي 5% أعلى من الميزانية.
- التحصيلات: الميزانية 46,000 دولار، الفعلي 47,200 دولار. الفرق: زيادة 1,200 دولار، أي 3% أعلى من الميزانية.
بتطبيق قاعدة العشرة بالمئة، الإيرادات فقط هي ما يحتاج إلى تفسير هذا الشهر. يتحقق الفريق من الزيارات أولاً ويكتشف أن اثنين من ممثلي الميدان كانا في إجازة لمدة أسبوع ولم تُغطَّ مساراتهما. وهذا يشير إلى خلل في التخطيط (تغطية المسارات أثناء الإجازات)، وليس مشكلة في مهارات البيع. التكاليف أعلى قليلاً، لكن بنسبة 5% فقط، لذا تتم مراقبتها دون اتخاذ إجراء بشأنها.
الميزانية والتوقع والهدف: ما الفرق بينها؟
كثيرًا ما تُخلط هذه الكلمات الثلاث ببعضها، مما يسبب ارتباكًا في المراجعات:
- الميزانية: الخطة المتفق عليها في بداية العام. تبقى عادةً ثابتة حتى تتمكن من القياس استنادًا إليها.
- التوقع: أفضل تقدير حالي لديك لما ستؤول إليه نتائج الشهر أو العام، ويُحدَّث مع ورود النتائج.
- الهدف: الرقم الذي يُطلب من كل ممثل ميداني أو منطقة الوصول إليه، وقد يُحدَّد أعلى قليلاً من الميزانية لترك هامش للنقص.
في المراجعة الشهرية، قارن الفعلي بالميزانية لقياس الأداء، وحدّث التوقع للتخطيط لما سيحدث بعد ذلك.
أخطاء شائعة في وضع ميزانية المبيعات
- تقسيم العام إلى اثني عشر شهرًا متساوية. معظم المنشآت لديها مواسم ازدحام وأخرى هادئة. وزّع الميزانية بالطريقة التي تتدفق بها المبيعات فعليًا.
- تجاهل التحصيلات. البيع بالأجل ليس نقدًا حتى يُسدَّد. ضع التحصيلات كبند منفصل في الميزانية.
- تغيير الميزانية كل شهر. حدّث التوقع بدلاً من ذلك، حتى يبقى لديك خط ثابت تقارن به.
- مراجعة الإجماليات فقط. قد يخفي الإجمالي الصحي منطقة متأخرة كثيرًا وأخرى متقدمة كثيرًا.
شاركها مع الفريق
لا يحتاج ممثلو الميدان إلى الاطلاع على الميزانية الكاملة، لكن يجب أن يروا هدفهم الخاص ومدى تقدمهم نحوه يوميًا، وليس فقط في نهاية الشهر. عندما يرى الأشخاص الرقم، يميلون إلى توجيه أنفسهم نحوه.
اجمع الدفاتر والميدان في صورة واحدة
تفشل الميزانيات عندما تكون أرقام المبيعات في مكان، والتكاليف في مكان آخر، ونظام المحاسبة في مكان ثالث. كلما تمكنت من رؤية المزيد من هذا معًا، كلما تصرفت بشكل أسرع.
كيف يساعدك Wayfen
يعرض Wayfen الميزانية مقابل الفعلي للإيرادات والتكاليف، مبنية على ما يسجله ممثلو الميدان خلال اليوم، ويمكنه استيراد الأرقام من Xero أو QuickBooks. يرى كل ممثل ميداني هدفه الخاص وتقدمه، ويحصل المديرون على تقرير شهري بصيغتي PDF وExcel مع الفروقات محسوبة مسبقًا، بحيث يستغرق الفحص الشهري دقائق بدلاً من بعد ظهر كامل.
أسئلة شائعة
ما هو تحليل الميزانية مقابل الفعلي في المبيعات؟
هو مقارنة منتظمة بين ما خططت لبيعه وإنفاقه وما حدث فعليًا، بندًا ببند، حتى تتمكن من تفسير الفروقات والتصرف بناءً عليها وما زال هناك وقت.
كم مرة يجب أن تقارن ميزانية المبيعات بالفعلي؟
مرة واحدة على الأقل شهريًا، في الأسبوع الأول بعد إغلاق الشهر. تُلقي فرق كثيرة أيضًا نظرة سريعة على التقدم أسبوعيًا حتى لا تكون هناك مفاجآت.
ما هو الانحراف المقبول في الميزانية؟
تستخدم فرق كثيرة نسبة عشرة بالمئة تقريبًا كنقطة يحتاج عندها الانحراف إلى تفسير، وثلاثة أشهر متتالية خارج الميزانية كنقطة يحتاج عندها الأمر إلى قرار. اختر مستوى يناسب منشأتك.
ما الفرق بين ميزانية المبيعات وتوقع المبيعات؟
الميزانية هي الخطة الثابتة المتفق عليها في بداية الفترة. أما التوقع فهو أحدث تقدير لديك للنتيجة، ويُحدَّث مع ورود النتائج.
جرّب Wayfen مجانًا لمدة 14 يومًا مع ما يصل إلى 5 أشخاص. لا حاجة لبطاقة ائتمان.
ابدأ التجربة المجانيةالمزيد من المدونة
- تخطيط مسارات المبيعات الميدانية: كيف تضع خطة يومية توفّر الوقود وتكسب المزيد من الزيارات
- حضور الموظفين الميدانيين: كيفية تشغيل تسجيل الدخول عبر GPS للفرق البعيدة بإنصاف
- متابعة العملاء المحتملين: روتين يومي لفرق الميدان
- نموذج تقرير المبيعات الميداني اليومي: تنسيق بسيط يقرؤه المديرون فعلاً
- 10 مؤشرات أداء للمبيعات الميدانية يجب على كل مدير متابعتها
- كيف تتبع مندوبي الميدان بعدالة دون المبالغة في الرقابة
- واتساب مقابل تطبيق المبيعات الميدانية: متى يتجاوز فريقك المجموعات وجداول البيانات
شاهد أيضًا: Wayfen حسب القطاع.