सेल्स लीड फॉलो-अप: फील्ड सेल्स टीम के लिए डेली रूटीन
किसी भी सेल्स मैनेजर से पूछें कि डील्स कहां खत्म होती हैं, और ईमानदार जवाब अक्सर एक ही होता है: किसी ने फॉलो-अप नहीं किया। ऐसा इसलिए नहीं कि टीम आलसी है, बल्कि इसलिए कि नई पूछताछ, कोटेशन और खामोश क्लाइंट्स किसी के भी याद रखने से ज़्यादा तेज़ी से जमा हो जाते हैं। एक छोटा-सा डेली सेल्स लीड फॉलो-अप रूटीन इनमें से ज़्यादातर को ठीक कर देता है।
फॉलो-अप क्यों छूट जाते हैं
फील्ड रेप्स अपना दिन सड़क पर बिताते हैं। जब वे मीटिंग में होते हैं तब पूछताछ आती हैं, कोटेशन भेज दी जाती हैं और फिर कोई वापस चेक नहीं करता, और अच्छे क्लाइंट्स चुपचाप ऑर्डर देना बंद कर देते हैं। हर एक चीज़ छोटी लगती है। मिलाकर देखें तो ये ज़्यादातर सेल्स टीमों में सबसे बड़ा रिसाव है।
दूसरी समस्या इसके उलट है: दो लोग एक ही क्लाइंट को फॉलो कर रहे होते हैं। मैनेजर मैसेज भेजता है, फील्ड रेप एक घंटे बाद कॉल करता है, और क्लाइंट सोचता है कि क्या कंपनी के लोग आपस में बात भी करते हैं या नहीं। दोनों समस्याओं का इलाज एक ही है: हर आइटम के लिए एक साफ लिस्ट और एक साफ ओनर।
हर सुबह चेक करने वाली चार चीज़ें
- बिना जवाब वाली नई पूछताछ। उसी दिन जवाब दें। कुछ घंटों के भीतर पहला जवाब देना आपकी टीम को प्रतिस्पर्धियों से ज़्यादा प्रोफेशनल दिखाने के सबसे आसान तरीकों में से एक है।
- इस हफ्ते बंद होने वाली डील्स। एक छोटा, दोस्ताना चेक-इन: क्या आगे बढ़ने के लिए अभी भी कुछ चाहिए?
- कोटेशन जो खामोश पड़ गए हैं। अगर करीब पांच कामकाजी दिनों से किसी का कोई जवाब नहीं आया है, तो पूछें कि क्या कोई सवाल है, या फाइनल करने के लिए एक समय सुझाएं।
- नियमित क्लाइंट्स जो ठंडे पड़ गए हैं। जो क्लाइंट पहले हर महीने ऑर्डर करता था और कुछ समय से नहीं दिखा, उससे मिलना फायदेमंद है, इससे पहले कि कोई प्रतिस्पर्धी वहां पहुंच जाए।
हर फॉलो-अप का एक ओनर
एक सीधा नियम लिख लें और टीम के साथ शेयर करें: जो भी लीड, डील या क्लाइंट का ओनर है, वही फॉलो-अप करता है। अगर किसी क्लाइंट का ओनर कोई फील्ड रेप है, तो मैसेज फील्ड रेप भेजता है। अगर किसी का कोई ओनर नहीं है, तो मैनेजर या तो खुद इसे संभालता है या एक व्यक्ति को सौंप देता है, और फिर वह उसी की ज़िम्मेदारी बन जाती है।
यह एक नियम डबल मैसेज रुकवाता है, "मुझे लगा आप कर रहे हैं" वाली समस्या रोकता है, और हफ्ते के अंत में यह पूछना निष्पक्ष बनाता है कि किसने अपनी लिस्ट पूरी की।
मैसेज भेजना आसान बनाएं
जिस फॉलो-अप को लिखने में दस मिनट लगते हैं, वह अक्सर कभी लिखा ही नहीं जाता। हर स्थिति के लिए, अपने क्लाइंट्स की भाषा में, कुछ छोटे टेम्पलेट रखें और एक लाइन को पर्सनलाइज़ करें। दो या तीन वाक्य, एक साफ अगले कदम के साथ, काफी हैं:
- उन्हें धन्यवाद दें, जो उन्होंने पूछा था उसका ज़िक्र करें, और कॉल या विज़िट के लिए एक समय सुझाएं।
- कोटेशन के लिए, पूछें कि क्या उनके कोई सवाल हैं या वे आगे बढ़ना चाहते हैं।
- किसी खामोश क्लाइंट के लिए, उनका स्टॉक या ज़रूरतें चेक करने के लिए विज़िट करने की पेशकश करें।
डिस्काउंट, स्पेशल प्राइस और क्रेडिट टर्म्स अब भी मैनेजर के ज़रिए ही जाने चाहिए। फॉलो-अप बातचीत शुरू करता है; अप्रूवल मार्जिन की सुरक्षा करता है।
नतीजा रिकॉर्ड करें, भले ही वह "अभी नहीं" हो
लिस्ट के हर आइटम का अंत इन तीन तरीकों में से किसी एक से होना चाहिए: भेज दिया गया, किसी और तरीके से पूरा किया गया (कॉल या विज़िट), या किसी छोटे कारण के साथ छोड़ दिया गया, जैसे "क्लाइंट ने रुकने को कहा" या "गलत नंबर"। ये कारण काफी काम के होते हैं। एक महीने में ये दिखा देते हैं कि कौन-सी लीड्स कमज़ोर क्वालिटी की हैं, कौन-से नंबर ठीक करने की ज़रूरत है और किन क्लाइंट्स के लिए अलग तरीका अपनाना चाहिए।
हफ्ते भर का एक रिव्यू
हफ्ते में एक बार, तीन सवालों पर दस मिनट दें: कितने फॉलो-अप पूरे हुए, कितनी डील्स एक स्टेज आगे बढ़ीं, और किन छोड़े गए आइटम्स को मैनेजर की मदद चाहिए। जिन फील्ड रेप्स ने अपनी लिस्ट पूरी की उनकी तारीफ करें। जिन्होंने नहीं की, उन्हें आलोचना करने की बजाय कोचिंग दें।
सेल्स लीड पर कितनी तेज़ी से फॉलो-अप करना चाहिए?
जितनी तेज़ी से यथोचित रूप से हो सके, और देर से देर उसी कामकाजी दिन में। जिस व्यक्ति ने अभी-अभी आपके प्रोडक्ट के बारे में पूछा है, वह अभी इसी समय उस समस्या के बारे में सोच रहा है। एक दिन बाद, हो सकता है वह किसी प्रतिस्पर्धी से बात कर चुका हो या आगे बढ़ चुका हो। फील्ड टीमों के लिए, व्यावहारिक लक्ष्य है कुछ घंटों के भीतर एक छोटा जवाब (यहां तक कि "धन्यवाद, मैं आपको आज दोपहर कॉल करूंगा" जैसा मैसेज भी), उसके बाद एक ठीक-ठाक बातचीत या विज़िट।
कितनी बार फॉलो-अप करना चाहिए?
ज़्यादातर लोग जितना करते हैं उससे ज़्यादा बार। कई डील्स को फैसला लेने से पहले कई बार संपर्क की ज़रूरत होती है, और एक जवाब न मिलना "ना" नहीं होता। एक सीधा पैटर्न जो ज़्यादातर फील्ड टीमों के लिए काम करता है:
- पहला जवाब उसी दिन।
- दूसरा संपर्क दो या तीन कामकाजी दिन बाद, अगर हो सके तो एक अलग चैनल से, जैसे मैसेज के बाद कॉल।
- तीसरा संपर्क करीब एक हफ्ते बाद, कुछ उपयोगी चीज़ की पेशकश के साथ जैसे एक विज़िट, एक सैंपल या किसी संभावित सवाल का जवाब।
- एक या दो हफ्ते बाद एक आखिरी, विनम्र मैसेज, यह पूछते हुए कि क्या बातचीत खुली रखनी चाहिए।
अगर फिर भी कोई जवाब नहीं आता, तो लीड को "अभी नहीं" के तौर पर मार्क करें, और कुछ महीनों बाद दोबारा कोशिश करने की तारीख लिख दें। विनम्रता से रुकना दरवाज़ा खुला रखता है; लगातार पीछे पड़ना उसे बंद कर देता है।
फॉलो-अप की गलतियां जो डील्स बिगाड़ देती हैं
- हर बार एक जैसा मैसेज भेजना। हर फॉलो-अप में कुछ नया जुड़ना चाहिए: कोई नई जानकारी, सुझाया गया समय या एक सीधा सवाल।
- बिना संदर्भ के फॉलो-अप करना। "बस चेक कर रहा हूं" को नज़रअंदाज़ करना आसान है। क्लाइंट ने जो पूछा था उसका ज़िक्र करें।
- क्लाइंट की भाषा और चैनल भूल जाना। अगर क्लाइंट ने WhatsApp पर अपनी स्थानीय भाषा में लिखा है, तो उसी तरीके से जवाब दें।
- फॉलो-अप को रिकॉर्ड न करना। अगर यह लिखा नहीं गया, तो अगला व्यक्ति इसे दोहराएगा या भूल जाएगा।
Wayfen कैसे मदद करता है
Wayfen का Sales Agent हर सुबह आपकी लीड्स, डील्स और क्लाइंट्स से यह लिस्ट बनाता है, और हर एक के लिए क्लाइंट की भाषा में एक मैसेज ड्राफ्ट करता है। किसी फील्ड रेप की अपनी लीड्स, डील्स और क्लाइंट्स से जुड़े आइटम सीधे उसी फील्ड रेप की लिस्ट में जाते हैं; बाकी मैनेजर के लिए रुकते हैं। हर आइटम का ठीक एक ओनर होता है, इसलिए कोई भी दो बार फॉलो-अप नहीं करता, और मैनेजर देख सकता है कि हर फील्ड रेप ने क्या पूरा किया या क्या छोड़ा और क्यों। बिना किसी व्यक्ति के Send दबाए कुछ भी नहीं भेजा जाता।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
कोई फील्ड रेप किसी नई लीड पर कितनी जल्दी फॉलो-अप करे?
उसी कामकाजी दिन, आदर्श रूप से कुछ घंटों के भीतर। एक छोटी-सी स्वीकृति भी, साथ में कॉल के वादा किए गए समय के साथ, खामोशी से बेहतर है।
किसी लीड को छोड़ने से पहले कितने फॉलो-अप करने चाहिए?
आमतौर पर दो से तीन हफ्तों में तीन से पांच संपर्क, हर एक में कुछ उपयोगी जोड़ते हुए। उसके बाद, लीड को "अभी नहीं" के तौर पर मार्क करें और दोबारा कोशिश करने की तारीख लिख दें।
फील्ड सेल्स टीम में लीड पर फॉलो-अप किसे करना चाहिए?
जो भी लीड, डील या क्लाइंट का ओनर है। अगर किसी का कोई ओनर नहीं है, तो मैनेजर इसे खुद संभालता है या एक व्यक्ति को सौंप देता है, ताकि क्लाइंट को एक ही कंपनी से कभी दो मैसेज न मिलें।
क्या सेल्स फॉलो-अप के लिए WhatsApp अच्छा है?
हां, जहां क्लाइंट्स पहले से इसका इस्तेमाल करते हैं। मैसेज छोटे, पर्सनल और एक साफ अगले कदम तक सीमित रखें, और हर फॉलो-अप को अपने सेल्स सिस्टम में रिकॉर्ड करें ताकि पूरी टीम इसे देख सके।
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